Pravila za prijavu zviždanja

1. Uvod

U Daikinu smo posvećeni poslovanju na transparentan način. Težimo potpunoj usklađenosti sa zakonima gdje god da poslujemo. Širom Daikin Europe grupe¹ zaposleni se pridržavaju našeg korporativnog etičkog kodeksa Grupe, koji promoviše pravilno ponašanje i ima za cilj da osigura da se na radnom mjestu ne dešavaju nezakonite aktivnosti. Načela naše korporativne etike ista su za svaku zemlju i poslovni sektor u kojem poslujemo. Našu korporativnu etiku možete pronaći na našoj web stranici, www.daikin.eu.

Potičemo sve da postave pitanja ili nedoumice i da prijave (za koje sumnjaju) neetičko ili nezakonito ponašanje u našoj poslovnoj praksi. Daikin Europe grupa garantuje da se dostavljeni izvještaji tretiraju potpuno povjerljivo.

U ovim pravilima objašnjavamo kako možete podnijeti izvještaj i kako provodimo naše istrage nakon podnesenog izvještaja. Također objašnjavamo zaštitu koja se nudi svakome ko podnese prijavu.

2. Ko može da podnese prijavu?

Svako može da prijavi sumnju ili uočeno nedolično ponašanje u Daikin Europe grupi: zaposleni kao i eksterne zainteresovane strane kao što su izvođači, konsultanti, pružaoci usluga, agenti, kupci itd.

3. Gdje se podnosi izvještaj?

Postoji više načina za prijavu. Možete odabrati način koji vam najviše odgovara.

• Možete prijaviti svojoj kontakt osobi u kompaniji Daikin.
• Prijavu možete podnijeti putem dežurne telefonske linije za zviždače, koja je dostupna 24 sata dnevno. Službenici na liniji prihvaćaju prijave putem online formulara ili telefonom, na željenom jeziku. Dežurnoj liniji možete pristupiti putem sljedećeg linka: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Da biste nastavili s izvještajem, pristupite poveznici i idite na odjeljak „Za izradu izvještaja“.

• Odaberite svoju zemlju i navedite željeni način prijavljivanja, online obrazac ili telefon. Ako nastavite s telefonom, pirakazaće se telefonski broj za vašu zemlju.
• U svim slučajevima dobit ćete korisnički ID i lozinku. Pitanja i komunikacija dijelit će se s vama putem platforme. Platformu možete ponovno posjetiti u bilo kojoj fazi i ostaviti dokumente ili postaviti dodatna pitanja.
• U nekim zemljama imamo poseban kanal za prijavu, dostupan na web stranici lokalnog entiteta².

4. Da li mogu prijaviti anonimno?

Ta je opcija dostupna, iako u nekim zemljama možda nije zakonski moguća³. Incidente možete prijaviti anonimno, iako u nekim zemljama to možda nije dopušteno. Od vas tražimo da nam pružite dovoljno detalja i činjenica kako bismo mogli efikasno istražiti prijavu.

5. Koju vrstu incidenta mogu prijaviti?

Možete iznijeti bilo kakvu sumnju na koju nam želite skrenuti pažnju, ali cilj ove politike je primanje izvještaja o kršenjima ili sumnjama na kršenja korporativne etike Daikin Europe grupe ili zakona. Takva kršenja mogu na primjer biti kršenje ljudskih prava, kršenje zakona o konkurenciji, krivično djelo ili nanošenje štete okolišu.

6. Da li sam zaštićen kada prijavim incident?

Daikin se obavezuje da će vas zaštititi od bilo kakve štete, čak i ako istraga otkrije da nije došlo do kršenja. Ne tolerišemo odmazdu u bilo kojem obliku (otkaz, uskraćivanje napredovanja, suspenzija, …) protiv osoba koje prijave u dobroj vjeri, s razumnim razlozima da vjeruju da je došlo do kršenja.

Međutim, ako svjesno prijavite ili javno objavite lažne informacije, možete se suočiti s kaznom. Također se možete suočiti sa zahtjevima za naknadu štete koja proizlazi iz lažnog prijavljivanja ili javnog otkrivanja lažnih informacija.

7. Kako osiguravamo povjerljivost.

Kompanija Daikin povjerljivo obrađuje sve prijave, njihov sadržaj, identitet osobe koja je prijavila i ostale uključene. Koristit ćemo vaš izvještaj za sprovođenje istrage i poduzimanje bilo kakvih radnji u vezi s ishodom

Možemo otkriti informacije o činjenicama ili sumnjama u okviru prave radnje ili drugog postupka koji nadležno tijelo pokrene. Također možemo otkriti informacije ako odlučimo da kršenje treba prijaviti nadležnim tijelima i/ili da ćemo podnijeti službenu žalbu. Također možemo otkriti sadržaj izvještaja upravi i/ili našim vanjskim savjetnicima.

8. Što se događa nakon što podnesem izvještaj?

Sve prijave shvaćamo ozbiljno i prema njima postupamo pažljivo.

Odbor za reviziju Daikin Europe grupe ili – ako to zahtijeva zakon – lokalni predstavnik, odgovoran je za istragu po primljenim izvještajima. Odbor za reviziju/lokalni predstavnik poduzima sljedeće korake po prijemu izvještaja:

• U roku od 7 dana Odbor za reviziju podnositelju prijave šalje potvrdu prijema.
• Zatim Odbor za reviziju odlučuje je li izvještaj prihvatljiv ili nije. U slučaju da izvještaj nije prihvatljiv – jer je izvan dosega ove Politike – Odbor za reviziju obavještava podnosioca izvještaja.
• Ako je izvještaj prihvatljiv, Odbor za reviziju provodi istragu.
  • Odbor za reviziju može zatražiti pomoć drugih, poput podružnica ili poslovnih odjela.
  • Odbor za reviziju može intervjuisati zaposlenike i/ili treće strane koje bi mogle imati saznanja o prijavljenom incidentu.
  • Odbor za reviziju pregledat će dokumente koji se odnose na prijavljeni incident.

• Nakon završetka istrage Odbor za reviziju odlučuje o predmetu.
  • Ako se slučaj potvrdi, Odbor za reviziju poduzima odgovarajuće radnje za rješavanje utvrđenih problema.
  • Ako se identifikovani incident ne potvrdi, predmet će biti odbačen.

• Odbor za reviziju obavještava podnositelja izvještaja u roku od 3 mjeseca o ishodu.

Odbor za reviziju u potpunosti poštuje prava na obranu bilo koje osobe uključene u istragu. Te će osobe dobiti informacije o činjenicama ili problemima i biće saslušane.

Kršenje korporativne etike može dovesti do disciplinske mjere ili prekida radnog odnosa. Ako je kršenje počinila treća strana, možemo raskinuti ugovorni odnos s tom stranom ili njenim poslodavcem.

9. Kako se pridržavamo zakona o zaštiti podataka.

Postupanje s prijavama uključuje obradu ličnih podataka. Ovisno o incidentu, Daikin Europe grupa može prikupljati podatke kao što su imena, podaci za kontakt, nazivi poslova, dnevnik pristupa sistemu i detalji povezani s incidentom.

Vaše lične podatke čuvamo za vrijeme trajanja istrage. Možemo ih čuvati neko vrijeme nakon toga, na temelju naše procjene rizika i pravnih zahtjeva, ali nikad duže od dopuštenog roka prema primjenjivim zakonima. Za određene vrste podataka (npr. dnevnici pristupa) mogu se primjenjivati ​​kraći periodi čuvanja. Podatke možemo zadržati na duži period na osnovu legitimnog interesa, kao što je za potencijalne buduće sudske sporove ili regulatorne istrage, ali ćemo to učiniti u skladu s principima minimiziranja podataka i vašim pravima.

Imajte na umu da imate pravo na:

• Pristupiti svojim ličnim podacima i primiti kopiju.
• Ispraviti netačne ili nepotpune lične podatke.
• Izbrisati svoje lične podatke u određenim okolnostima.
• Ograničiti obradu vaših ličnih podataka.
• Uložiti prigovor na obradu vaših ličnih podataka na temelju legitimnih interesa.
• Dobiti svoje lične podatke u formatu za prijenos.
• Podnijeti žalbu tijelu za zaštitu podataka u zemlji u kojoj je incident prijavljen.

Za detaljna objašnjenja i ostvarivanje svojih prava obratite se koordinatorima za zaštitu podataka na dpc@daikineurope.com.

Za više informacija o našim praksama zaštite podataka pogledajte našu Politiku zaštite podataka⁴.

10. Postupak i zaštita zviždača u Evropskoj uniji

U Evropskoj uniji zakoni država članica EU-a i takozvana Direktiva EU⁵ pružaju zaštitu osobama koje prijave (navodna) kršenja zakona („zviždače“).

Uslovi za ostvarivanje takve zaštite su sljedeći. Upoznajte se s posebnim zahtjevima primjenjivog zakona:

• Morali ste imati razumne razloge vjerovati da su informacije istinite u vrijeme prijave i da su takve informacije u okviru zakona;
• Prijavili ste interno ili eksterno, ili javno objavili u skladu sa zakonom.

Interno izvještavanje znači da ste koristili jedan od kanala za izvještavanje Daikin Europe grupe. Savjetujemo vas da prvo upotrijebite ove.

Eksterno izvještavanje znači da podnosite izvještaj nadležnim tijelima u državi članici EU-a. Ova nadležna tijela navedena su u Dodatku 1. Možete koristiti vanjski kanal za izvještavanje nakon što ste se prijavili putem internog kanala Daikin Europe grupe, a ovaj interni kanal nije funkcionisao ispravno.

Javno objavljivanje znači da izvještavate izravno javnost putem na primjer online platforme ili društvenih mreža, ili medija. Prilikom javnog otkrivanja trebali biste imati zaštitu ako

• ste prvo izvijestili interno i eksterno, ali kršenje ostaje neriješeno ili nije poduzeta odgovarajuća radnja, ili
• imate razumne razloge vjerovati da postoji neposredna ili očita opasnost za javni interes ili u slučaju vanjskog izvještavanje, postoji rizik od odmazde.

Nisu sva pitanja koja ulaze u djelokrug korporativne etike zviždanje. Mi to nazivamo „etičkim pitanjima“. Zaštita koju zakon pruža osobi koja pokrene etičko pitanje nije ista kao kada se prijavi zviždanje. Uprkos tome, Daikin Europe grupa će tretirati prijavljena etička pitanja na isti način: smjernice i procesi ove Politike primjenjuju se na sve prijave koje smo primili, bez obzira radi li se o zviždanju ili etičkom pitanju.

11. Pitanja

U slučaju da imate bilo kakvih pitanja, možete kontaktirati C. Vynckea, direktora i glavnog pravnog službenika, Daikin Europe N.V.

E-pošta: vyncke.c@daikineurope.com

DODATAK 1: Relevantna nadležna tijela za primanje vanjskog izvještaja

Austrija	Ured za vanjsko izvještavanje o kršenju pravnih propisa EU-a u Beču
Belgija	Federalni ombudsman Vlaamse Ombudsman Ombudsman regije glavnog grada Brisela Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bugarska	Komisija za suzbijanje korupcije i oduzimanje nezakonito stečene imovine
Hrvatska	Ombudsmanka Republike Hrvatske
Cipar	Kako biste identifikovali ispravan kanal putem kojeg možete prijaviti zviždače, obratite se lokalnim pravnim osobama odvjetnika i/ili kancelarije ombudsmana.
Češka Republika	Ministarstvo pravosuđa, Uprava za sukob interesa i suzbijanje korupcije
Danska	Danska uprava za zaštitu podataka
Estonija	Ministarstvo pravosuđa, Uprava za krivičnu politiku Estonije
Finska	Ministarstvo pravosuđa
Francuska	Defenseur des Droits
Njemačka	Vanjsko prijavno tijelo na temelju Nacrta zakona o zaštiti zviždača u Saveznom uredu za pravosuđe Njemačke (Njemačka)
Grčka	Nacionalno tijelo za transparentnost
Mađarska	Povjerenik za temeljna prava
Irska	Garda ombudsman, GSOC Jedinica za otkrivanje zaštićenih podataka (PDU)
Italija	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Latvija	Državni ured, kontaktna tačka za zviždače
Litva	Ured glavnog tužitelja
Luksemburg	Luksemburška uprava za finansijske usluge - CSSF Luksemburška komisija za osiguranje - CAA Luksemburško tijelo za zaštitu konkurencije Luksemburška uprava za registracijske pristojbe, nekretnine i PDV - AED Luksemburški inspektorat rada i rudarstva - ITM Luksemburška komisija za zaštitu podataka - CNPD Luksemburški centar za jednake mogućnosti - CET Posrednik, u sklopu svoje misije obavljanja vanjskih provjerava mjesta gdje se nalaze ljudi lišeni slobode Ombudsman za djecu i mlade Luksemburški regulatorni institut - ILR Luksemburški neovisni regulator za audiovizualne medijske usluge - ALIA Advokatska komora Luksemburga i Diekircha Luksemburška notarska komora Luksemburški liječnički odbor Uprava za prirodu i šume - ANF Uprava za vodoprivredu – AGE Uprava zračne plovidbe - ANA Nacionalna služba ombudsmana za zaštitu potrošača Red arhitekata i inžinjera savjetnika - OAI Luksemburška udruga ovlaštenih računovođa - OEC Luksemburški institut revizora - IRE Luksemburška uprava za izravni porez – ACD
Malta	Malta izvještava eksterno jedno od nadležnih tijela navedenih u zakonu. To uključuje: Povjerenik za prihode (CfR), Jedinica za analizu finansijske inteligencije (FIAU), Malta Uprava za finansijske usluge (MFSA), Povjerenik za dobrovoljne organizacije (CVO), Stalna komisija za borbu protiv korupcije i ombudsman.
Nizozemska	Huis voor Klokkenluiders (Nizozemska)
Poljska	Ombudsman (iako konačni zakon još nije usvojen – januar 2024.)
Portugal	Glavni tužitelj
Rumunija	Ministarstvo pravosuđa
Slovačka	Ured premijera / Odjel za suzbijanje korupcije Ured za zaštitu zviždača
Slovenija	Komisija za preprečevanje korupcije
Španija	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Ured za prevenciju i borbu protiv korupcije Balearskih otoka Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción Ured za prevenciju i borbu protiv korupcije Balearskih otoka
Švedska	Švedska uprava za radnu okolinu

1 Daikin Europe grupa sastoji se od Daikin Europe N.V. i Daikin Europe Coordination Center N.V., njihovih podružnica i društava, kao i odgovarajućih podružnica i društava tih podružnica i društava.

2 Pogledajte web stranice subjekata sa sjedištem u Italiji.

3 Kada ste u Češkoj Republici ili Mađarskoj, ili izvještavate u vezi s njima, trebali biste zatražiti savjet prije nego što prijavite anonimno jer anonimno prijavljivanje možda neće dobiti zaštitu koju pruža nacionalni zakon.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Direktiva (EU) 2019/1937 Evropskog parlamenta i Vijeća od 23. oktobra 2019. o zaštiti osoba koje prijavljuju kršenje prava Unije